Software para un club de cannabis gratis y sin coste: qué es “gratis” de verdad y cómo elegir
Cuando alguien busca software para un club de cannabis “gratis y sin coste”, normalmente quiere una herramienta para organizar el día a día sin pagar una cuota mensual: socios, control interno, inventario, caja, incidencias, turnos y reportes. El problema es que “gratis” puede significar cosas distintas y, si eliges mal el software, acabas con datos desordenados, errores en stock, accesos inseguros o migraciones dolorosas.
Importante: cualquier uso de software debe ajustarse a la normativa aplicable en tu zona (y a asesoría profesional si es necesario). Aquí nos centramos en criterios y opciones de software desde un enfoque de gestión y cumplimiento.
Qué significa “software gratis” en la práctica
Hay tres grandes categorías de software “sin coste”:
Software libre / open source (autoalojado)
No pagas licencia por el software, pero tú (o alguien de confianza) se encarga de instalarlo, mantenerlo, actualizarlo y hacer copias de seguridad.Software en la nube con plan gratuito
El software te lo dan listo, pero el plan gratis suele tener límites (usuarios, registros, automatizaciones, exportaciones, soporte, etc.). Muchas veces “gratis” significa “útil para empezar, insuficiente para operar”.Plantillas (hojas de cálculo) + procesos
No es “software especializado”, pero bien montado puede ser un sistema estable. Eso sí: requiere disciplina, controles y buenas prácticas de seguridad.
Conclusión: el software puede ser gratis, pero el sistema nunca es “cero coste” si quieres hacerlo bien.
Qué debería cubrir el software mínimo de gestión interna
Antes de elegir software, define el “mínimo viable” que necesitas. Para una organización que gestiona material sensible o regulado, lo básico suele ser:
Gestión interna de miembros: altas/bajas, estado, historial interno, documentación.
Registro de movimientos: entradas y salidas con fecha/hora, responsable y motivo.
Control de stock: ubicaciones, recuentos, mermas/incidencias, trazabilidad por lote si aplica.
Caja y tesorería: entradas/salidas, cierres, arqueos, justificantes.
Roles y permisos: no todo el mundo debe ver o editar lo mismo.
Auditoría: registro de “quién hizo qué” dentro del software.
Exportación: poder sacar tus datos completos si un día cambias de software.
Si el software no cubre exportación, permisos y auditoría, suele ser mala señal.
Tipos de software gratis que suelen encajar
Software ERP open source (para inventario + caja + compras)
Un ERP open source es software pensado para procesos: inventario, compras, ventas (o gestión interna), contabilidad básica, etc. Ventajas:
Control de stock más serio (ubicaciones, movimientos, recuentos).
Roles y trazabilidad de acciones.
Informes más consistentes que una hoja de cálculo.
Inconvenientes:
Curva de aprendizaje.
Configuración inicial (y si es autoalojado, mantenimiento del software).
Software CRM open source (para gestión de socios y comunicaciones)
Si tu dolor principal es “socios”, un CRM (como software) puede ayudarte con fichas, estados, notas internas y comunicación segmentada. Luego lo conectas a inventario/caja con otro software o con procedimientos.
Software de inventario/activos (especializado)
Hay software enfocado 100% en inventario, ubicaciones y auditoría. Suele ser más simple que un ERP. Es buena opción si no necesitas contabilidad ni módulos extra.
Software de base de datos ligera (Airtable/Notion/Sheets)
Como software de arranque es cómodo, visual y rápido. Pero ojo: en planes gratuitos se limitan historiales, automatizaciones o volumen. Además, hay que diseñar muy bien permisos y copias.
El “coste oculto” del software gratis sin coste
Aunque el software sea gratuito, estos costes aparecen casi siempre:
Hosting: si autoalojas el software, necesitarás servidor (en casa o VPS).
Copias de seguridad: automáticas, verificadas y con restauración probada.
Actualizaciones: parches de seguridad y compatibilidad.
Soporte: cuando algo falla, alguien lo arregla.
Tiempo del equipo: formación, disciplina y supervisión.
Por eso, lo inteligente no es “el software más barato”, sino el software que reduce errores y tiempo perdido.
Cómo elegir software gratis sin bloquearte a futuro
Checklist rápido (si fallas en 2 o más, cambia de opción):
¿El software permite exportar todos los datos (no solo informes bonitos)?
¿Tiene roles/permisos por área (stock, caja, socios, administración)?
¿Guarda un log de auditoría (quién creó/editó/borró)?
¿Permite recuentos cíclicos y ajustes con motivo?
¿Soporta lotes/ubicaciones si lo necesitas?
¿Puedes hacer backups sin pagar?
¿El proyecto del software está vivo (actualizaciones regulares)?
Clave: evita el software “gratis” que te atrapa y luego te cobra por sacar tus propios datos.
Arquitectura simple: una combinación de software que suele funcionar
Si quieres “sin coste”, muchas organizaciones hacen esto:
Software principal: ERP o inventario open source (para stock y movimientos).
Software complementario: CRM (para socios) si el ERP no cubre bien esa parte.
Software de coordinación: turnos y tareas (si el equipo rota y hay incidencias).
Backups: aunque parezca aburrido, aquí es donde el software “gratis” se vuelve serio.
La ventaja de separar software por funciones es que puedes cambiar una pieza sin tirar todo.
Seguridad y protección de datos: el punto donde el software barato sale caro
En cualquier gestión de datos personales, la seguridad es parte del sistema, no un extra. Un buen software (o un buen diseño con hojas) debería permitir:
Acceso por mínimos: cada persona ve solo lo necesario.
Contraseñas fuertes y 2FA si el software lo permite.
Registro de accesos o, al menos, registro de acciones.
Cifrado en tránsito (HTTPS) si es software web.
Backups cifrados y controlados.
Política de borrado/retención: no guardes datos “por si acaso” eternamente.
Si el software gratuito no te deja controlar permisos o auditoría, estás comprando riesgo con “cero euros”.
Implementación rápida en 7 pasos (sin caos)
Define qué campos son obligatorios (y qué queda prohibido registrar “a mano”).
Decide roles: quién puede tocar stock, caja y fichas.
Configura el software con ubicaciones, categorías y usuarios.
Haz un inventario inicial y valida con un recuento.
Establece reglas de movimiento: toda entrada/salida queda registrada en el software al momento.
Forma al equipo con un mini manual (1 página) y ejemplos reales.
Haz el primer recuento cíclico a la semana: corrige procesos, no solo números.
El objetivo no es “tener software”, es tener control y coherencia.
Errores típicos al buscar “software club de cannabis gratis”
Elegir software por estética, no por exportación y auditoría.
Montar un software potente sin procesos: luego nadie lo usa bien.
No planificar backups: el día que se rompe algo, pierdes meses.
Usar el plan gratis y depender de una función “premium” crítica.
Permitir que demasiada gente edite stock/caja sin supervisión.