Control de stock en un club de cannabis: cómo gestionarlo con trazabilidad, seguridad y cumplimiento
Llevar un buen control de stock es una de las piezas más críticas en cualquier organización que gestione productos regulados o sensibles. En el caso de un club de cannabis (o cualquier entidad que custodie y dispense material sujeto a control), el objetivo no es solo “saber lo que hay”, sino garantizar trazabilidad, minimizar pérdidas, reducir riesgos y demostrar coherencia documental ante auditorías internas o requerimientos administrativos. Un sistema sólido de inventario protege al equipo, a la entidad y a las personas usuarias, y aquí el software puede ser un aliado clave.
Objetivos reales del control de stock
Un inventario bien planteado persigue cinco metas claras:
- Exactitud: que el stock “en sistema” coincida con el stock “real”.
- Trazabilidad: poder reconstruir qué entró, cuándo, en qué lote, dónde se guardó y qué salió.
- Seguridad: reducir accesos indebidos, extravíos y manipulación no autorizada.
- Calidad: conservar el producto en condiciones adecuadas y registrar incidencias (mermas, deterioros).
- Cumplimiento y transparencia: evidencias documentales consistentes, sin lagunas ni contradicciones.
Cuando fallan estos puntos, el problema no suele ser “falta de Excel”, sino falta de proceso: roles, registros, controles cruzados y rutina. Incluso con el mejor software, si el equipo no sigue el método, el stock se descontrola.
Roles y responsabilidades: quién toca qué
El control de stock se vuelve frágil cuando “todo el mundo hace de todo”. Lo recomendable es definir:
- Responsable de inventario: custodia del sistema, conciliaciones, informes y configuración del software si existe.
- Recepción/almacén: verificación de entradas, etiquetado inicial, ubicación.
- Punto de dispensación: registro de salidas y devoluciones (si aplica).
- Supervisión (segunda firma): validación periódica, revisión de incidencias y permisos en el software.
Regla de oro: separación de funciones. Quien registra no debería ser la única persona que valida, especialmente en movimientos sensibles.
Estandarizar el proceso: SOPs simples pero obligatorios
Lo que se repite debe estar escrito. Crea procedimientos (SOPs) cortos y prácticos para:
- Entrada de stock (recepción, verificación, registro, etiquetado, ubicación).
- Salida de stock (registro, responsable, fecha/hora, identificación interna).
- Ajustes (roturas, mermas, incidencias, correcciones).
- Recuentos (cíclicos y generales).
- Control de accesos (quién entra al almacén y bajo qué condiciones).
Sin SOPs, el inventario depende de la “memoria” del equipo. Con SOPs, depende de un método que el software puede reforzar (por ejemplo, obligando a rellenar campos antes de guardar un movimiento).
Trazabilidad: lotes, unidades y registro de movimientos
La trazabilidad es la diferencia entre “creo que” y “puedo demostrar”.
Buenas prácticas generales:
- Asignar identificador interno a cada entrada (código de recepción).
- Registrar lote/partida cuando exista y asociarlo a: fecha de entrada, cantidad recibida, ubicación y responsable.
- Definir una unidad de control coherente (unidades, envases, gramos, etc.) y mantenerla igual en todo el sistema para evitar errores.
El sistema debe reflejar cada movimiento (entrada, traslado interno, salida, ajuste) con: fecha/hora, cantidad, motivo, responsable y referencia documental. Un buen software de inventario facilita esto con historiales automáticos y auditoría de cambios.
Almacenaje y seguridad: inventario también es riesgo
Un inventario exacto puede ser inseguro si el almacén es un coladero. Para productos sensibles, el almacenamiento debería contemplar:
- Zonas delimitadas (recepción, incidencias, stock activo, devoluciones).
- Acceso restringido (llaves/códigos solo a personas autorizadas).
- Registro de accesos (quién, cuándo, por qué), idealmente integrado en el software o en un registro interno.
- Ubicaciones fijas (estantería A, balda 2, caja 3) para minimizar confusiones.
Cuanto más claro sea el mapa del almacén, menos “ajustes manuales” necesitarás después.
Recuentos y conciliación: la rutina que evita el desastre
No esperes al “inventario anual”. Funciona mucho mejor:
- Recuento cíclico: cada semana/mes se cuenta una parte del almacén (por familias o ubicaciones).
- Recuento general: con menor frecuencia, pero con método y acta de cierre.
Después del recuento: comparar stock real vs stock en sistema, investigar diferencias con un checklist (errores de registro, traslados no anotados, mermas no reportadas) y documentar la causa del ajuste con motivo y aprobación. Tanto si usas Excel como un software especializado, lo importante es que la discrepancia quede explicada.
Gestión de mermas e incidencias: registrar para no improvisar
Siempre habrá pérdidas por manipulación, deterioro o errores. La clave es que estén previstas y registradas:
- Categorías de incidencia: rotura, merma, deterioro, devolución, error de registro.
- Evidencia mínima: fecha, responsable, cantidad, motivo y, si procede, foto/acta interna.
- Zona “no conforme” para separar producto con incidencia hasta resolverlo.
El software puede ayudarte a estandarizar motivos y a generar informes automáticos de incidencias.
Herramientas: de Excel a software, sin perder el control
Puedes empezar con una hoja de cálculo, pero con reglas claras: un único archivo maestro, control de versiones, celdas clave protegidas y validaciones. Si el volumen crece, valora un software con roles de usuario, historial de movimientos, escaneo de códigos y alertas por discrepancias. El mejor software no sustituye el método, pero sí reduce errores humanos y mejora la trazabilidad.
Indicadores (KPIs) para saber si vas bien
Algunos indicadores útiles:
- Diferencia de inventario (% y valor) por periodo.
- Nº de ajustes y causas principales.
- Tiempo de conciliación tras recuento.
- Rotación por categoría.
- Incidencias por recepción.
Estos KPIs se pueden calcular a mano o desde el software; lo importante es revisarlos y actuar.
Formación y cultura: el stock se cuida cada día
El mejor sistema cae si el equipo no lo sigue. Dos claves:
- Formación breve y práctica: cómo registrar, qué no hacer, a quién avisar.
- Disciplina: si un movimiento no está registrado, “no existe”.
Cuando el equipo entiende que el inventario es seguridad (no burocracia), el control se vuelve natural, con o sin software.